7 bước để thực hiện quy trình thiết kế sáng tạo thành công và hiệu quả

Xây dựng và liên tục sử dụng quy trình làm việc sáng tạo nên là nền tảng của bất kỳ doanh nghiệp thành công nào.

Mặc dù có thể khẳng định rằng quy trình sáng tạo không cần cấu trúc và quy tắc cứng nhắc, hầu hết mọi người sẽ không đồng ý với điều đó.

Sáng tạo và hiệu quả đồng thời đòi hỏi một số lượng tổ chức nhất định và điều đó đặc biệt đúng nếu bạn làm việc trong một nhóm tiếp thị. 

Trong khi các nhà thiết kế hoặc copywriter sáng tạo hơn khi không bị hạn chót, có những người khác tham gia vào quá trình này.

Tôi đang đề cập đến các trưởng nhóm và quản lý dự án cần một số loại cấu trúc để theo dõi tiến trình.

Do đó, để tránh sự hỗn loạn hoàn toàn, cần có một quy trình sáng tạo cân bằng và có cấu trúc cho tất cả những người liên quan.

Quy trình sáng tạo là gì và tại sao bạn cần một quy trình?

Quy trình làm việc sáng tạo là một quy trình trong công ty của bạn giúp nhóm của bạn tạo, xem xét và phê duyệt các dự án sáng tạo. Thiết lập quy trình này là chìa khóa để hoàn thành các dự án hiệu quả hơn. 

Một mẫu quy trình công việc sáng tạo điển hình thường bao gồm:

• Xác định ý tưởng
• Quá trình sáng tạo
• Bước xem xét và phê duyệt
• Ra mắt

Mặc dù đây là những bước quan trọng nhất để tăng hiệu quả, nhưng cần phải phát triển một tư duy nhất định trong số những người tham gia vào quá trình.

Tuy nhiên, đây không phải là về việc tạo ra một quy trình rất nghiêm ngặt mà là tìm sự cân bằng phù hợp giữa việc cho phép cấu trúc và cũng cho phép không gian cho sự sáng tạo.

Các lý do tại sao là khá thẳng về phía trước. Nếu nó được thực hiện một cách chính xác, bạn sẽ giảm bớt tiền bạc, thời gian và quan trọng nhất là sự thất vọng.

Và điều này đúng với tất cả các loại dự án, nhưng đặc biệt đối với các dự án lớn, nơi cấu trúc và tổ chức là quan trọng.

Dưới đây là các bước bạn cần làm theo nếu bạn muốn thực hiện quy trình làm việc sáng tạo thành công trong công ty của mình.

Bước 1: Xác định và ngăn chặn các vấn đề tiềm ẩn

Như với bất kỳ dự án nào liên quan đến làm việc nhóm, bắt buộc phải đảm bảo bạn thấy trước các vấn đề có thể phát sinh và cố gắng quản lý chúng theo đó. 

Phản hồi nhiều nhất bạn sẽ nhận được khi thực hiện quy trình dự án sáng tạo có thể sẽ đến từ các quảng cáo thực tế.

Họ có thể lập luận rằng họ cần nhiều tự do hơn để giữ cho động cơ của họ hoạt động, và một mẫu nhất định có thể ngăn cản sự sáng tạo của họ.

Tuy nhiên, theo một khảo sát được thực hiện bởi CoSchedule, các quảng cáo được tổ chức hợp lý có tỷ lệ thành công cao hơn, cao hơn khoảng 397%.

Một vấn đề khác có thể là sự miễn cưỡng khi có thói quen mới và, mặc dù điều này có thể khó khăn lúc đầu, theo thời gian, nó sẽ chứng minh là quyết định đúng đắn.

Những gì bạn nên biết là rất nhiều kiên nhẫn là cần thiết.

Thích nghi với những thay đổi là khó, bất kể loại công việc bạn làm, và phải mất khoảng hai tháng để thói quen gắn bó. Hãy chắc chắn rằng bạn cân nhắc điều này khi thiết lập quy trình làm việc mới. 

Bước 2: Đặt mục tiêu và trách nhiệm rõ ràng

Để quá trình tiếp thị công việc thành công, điều quan trọng nhất là mọi người tham gia phải biết họ phải làm gì.

Điều này có nghĩa là tất cả mọi người, từ người quản lý dự án đến người sáng tạo và người quản lý tài khoản, nên có một ý tưởng rõ ràng về vai trò của họ là gì. 

Thay vì trộn lẫn trách nhiệm của họ, hãy tạo ra một kế hoạch và một hướng dẫn rõ ràng để mọi người biết phải làm gì. Điều này sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian cũng như sự thất vọng về lâu dài.

Trước khi bắt đầu một dự án mới, tốt nhất là có một cuộc họp riêng với từng thành viên trong nhóm và giải thích cặn kẽ vai trò của họ đối với dự án cụ thể đó.

Mục đích là để mỗi thành viên trong nhóm chỉ tập trung vào một phần của dự án và không tham gia vào những gì các đồng nghiệp khác đang làm, vì điều này có thể gây phản tác dụng.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là họ không thể nhờ nhau giúp đỡ hoặc tư vấn khi họ cảm thấy thích.

Bước 3: Tạo lịch biểu

Mặc dù tính linh hoạt là tốt, hãy đảm bảo luôn có thời hạn cho các dự án của bạn.

Đặt một vài mốc quan trọng sẽ rất hiệu quả trong quá trình này. Đánh dấu tất cả các giai đoạn cần hoàn thành và đặt số ngày gần đúng cần được phân bổ cho từng giai đoạn.

Mọi thành viên trong nhóm sẽ biết dòng thời gian nên dành cho dự án và khi nào nên hoàn thành.

Bằng cách này, sẽ không có xung đột và can thiệp với các dự án khác. Do đó, quy trình làm việc trôi chảy hơn nhiều.

Bước 4: Thu hút mọi người tham gia vào quá trình lên ý tưởng

Có một niềm tin rộng rãi rằng các nhà sáng tạo nên đưa ra ý tưởng cho từng dự án. Tuy nhiên, bất cứ ai cũng có thể có một ý tưởng tuyệt vời, vì vậy càng nhiều người có tiếng nói trong việc này thì càng tốt. 

Thu hút mọi người tham gia vào quá trình lên ý tưởng, từ người quản lý dự án đến người thiết kế và quản lý tài khoản.

Ngay cả khi vai trò của họ không liên quan trực tiếp đến công việc sáng tạo, tất cả họ đều nên làm quen với các yêu cầu của dự án và do đó, có thể đưa ra những hiểu biết khác nhau.

Bước 5: Sử dụng đúng công cụ

Khi thực hiện quy trình làm việc của agency sáng tạo, một trong những điều quan trọng nhất cần có và sử dụng là các công cụ phù hợp để truyền thông hiệu quả và lập kế hoạch dự án.

Có rất nhiều nền tảng ngoài kia, vì vậy bạn cần tìm một nền tảng phù hợp nhất với bạn và nhu cầu của nhóm bạn.

Hãy để mắt đến các nền tảng tích hợp tất cả các công cụ cần thiết để tạo, phát triển và xem xét một dự án.

Bannersnack chắc chắn sẽ có ích nhờ các tính năng cộng tác nhóm có trong kế hoạch Đội. Khi làm việc trong các dự án thiết kế, nền tảng của chúng tôi cho phép bạn thêm các thành viên trong nhóm, xác định vai trò của họ, chia sẻ ý tưởng và thiết kế, gửi phản hồi và tải xuống các tài liệu cuối cùng. 

Thời gian lãng phí cho việc viết và theo dõi nhiều email có thể được sử dụng một cách hiệu quả hơn khi tạo ra.

Để lên lịch và theo dõi thời gian, hãy thử TimeCamp hoặc Toggle , vì chúng đều đơn giản để sử dụng và rất hữu ích trong việc theo dõi công việc mà mọi người đang làm.

Những công cụ này cũng rất tốt cho các dự án liên quan đến làm việc với các dịch giả tự do. 

Calendly có thể có ích khi bạn cần thiết lập các cuộc họp vì nó hoạt động tốt cho bất kỳ loại nhóm nào, dù là nhỏ hay lớn.

Nó cũng có tính năng phát hiện múi giờ, vì vậy nếu một trong các thành viên trong nhóm làm việc từ xa đến từ một quốc gia khác, điều này sẽ chứng tỏ là thực sự hữu ích để giữ cho nhóm đồng bộ.

Bước 6: Thực hiện quy trình đánh giá tốt

Một bước thiết yếu của quy trình làm việc sáng tạo là phần đánh giá, đó là lý do tại sao bạn cần phải có một quy trình xem xét tại chỗ.

Bất kỳ loại dự án nào cũng cần phải được đánh giá ngang hàng hoặc được xem xét bởi một người có kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết, mặc dù trong một số trường hợp, cả hai đều có thể áp dụng.

Quy trình phê duyệt sáng tạo nên được thiết kế để nâng cao tiềm năng của từng thành viên trong nhóm và ngầm định của từng dự án.

Vì hầu hết mọi người không phải là người hâm mộ lớn khi xem xét công việc của họ, có nhiều cách để quản lý việc này.

Bất kể nếu chúng ta đang nói về việc xem xét các thiết kế, phát triển hoặc sao chép, bạn nên nói rõ ngay từ đầu rằng đó không phải là chỉ trích công việc của bất kỳ ai, mà là về việc hoàn thành tiềm năng của những người liên quan.

Tuy nhiên, giữ cho quá trình xem xét được tổ chức. Bạn sẽ không muốn tất cả mọi người nhảy vào bất cứ lúc nào với những gợi ý mà cuối cùng sẽ chứng tỏ là quá sức.

Khi một dự án đạt đến giai đoạn cuối cùng của sự sáng tạo và gần hoàn thành, hãy chia sẻ nó với phần còn lại của nhóm. Bất cứ ai phụ trách nên có lời cuối cùng trong giai đoạn xem xét. 

Trong trường hợp nhóm của bạn đang làm việc cho một khách hàng, thì khách hàng sẽ có tiếng nói cuối cùng.

Bước 7: Tập trung vào cả Sáng tạo và Hiệu quả

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, nhóm của bạn nên tập trung vào cả sự sáng tạo và hiệu quả.

Mặc dù có thể dễ dàng từ bỏ cái này hay cái khác, nhưng điều quan trọng là phải gán cùng mức độ quan trọng cho cả hai.

Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang tạo quy trình làm việc của đại lý quảng cáo nơi bạn thường xuyên làm việc với nhiều khách hàng cùng một lúc và phải theo dõi nhiều dự án khác nhau. 

Sáng tạo là trung tâm của doanh nghiệp của bạn, vì vậy hãy cho phép mọi người dành thời gian để sáng tạo, nhưng không quá nhiều đến mức nó sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất của họ.

Một quy trình làm việc tốt sẽ thêm hướng và sự rõ ràng cho tất cả các dự án sáng tạo của bạn cũng như hiệu quả được cải thiện. 

Kết luận

Hợp tác nhóm không dễ dàng vì nó liên quan đến nhiều người có nền tảng khác nhau và ý kiến ​​khác nhau. Tìm một quy trình sáng tạo tuyệt vời phù hợp với mọi người có thể là giải pháp cho mọi rắc rối.

Hãy nhớ rằng trong khi tất cả chúng ta làm việc khác nhau, có một số điểm chung mà chúng ta có thể đạt đến nơi chúng ta có thể vừa sáng tạo vừa hiệu quả, mà không phải dẫm lên ngón chân của bất kỳ ai.

Tìm hiểu những điểm mạnh và điểm yếu của nhóm của bạn và tập trung vào những gì mỗi người có thể mang đến cho mỗi dự án bạn thực hiện.

Ưu tiên thiết kế quy trình làm việc cho nhóm của bạn và quan trọng nhất là đảm bảo bạn luôn tuân thủ nó. Mặc dù có thể mất một thời gian để mọi người quen với việc làm việc có tổ chức hơn, bạn sẽ nhận thấy rằng theo thời gian, tất cả các dự án sẽ được xử lý hiệu quả hơn.

Chúng tôi hy vọng bạn thấy những hướng dẫn này hữu ích, cũng như truyền cảm hứng.

Nếu cần hỗ trợ đừng quên liên hệ với BrandTechup nhé!!!